Bien que les téléphones devraient être un outil de communication pratique pour les médecins et les patients, les appelants et le personnel médical font très souvent l’expérience du contraire. Les appelants trouvent la ligne occupée, les appels sont manqués pendant les heures d’ouverture normales du cabinet, les patients attendent en ligne pendant de longues périodes sans obtenir de réponses à leurs problèmes, ou la secrétaire répond de manière précipitée. Le résultat ? La frustration de toutes les parties concernées. Les problèmes liés à une mauvaise gestion du téléphone sont aussi fréquents aujourd’hui qu’ils l’étaient il y a 10 ou 20 ans. Voici quelques conseils pour améliorer la gestion d’appel dans votre cabinet.

Analyse du trafic téléphonique

Si vous voulez vous attaquer aux problèmes de gestion téléphonique, l’une des meilleures méthodes consiste à réaliser une étude du trafic téléphonique dans votre cabinet. L’élaboration de cette étude demande un peu de temps, mais cela en vaut la peine.

Procurez-vous une feuille de notes avec des espaces pour chaque heure de la journée. Demandez ensuite à votre secrétaire de marquer chaque appel téléphonique entrant d’une croix dans la case correspondante. Vous saurez ainsi combien d’appels téléphoniques vous recevez à chaque heure de la journée. Utilisez une feuille différente chaque jour et enregistrez tous les appels téléphoniques pendant au moins quatre à six semaines. Si votre entreprise a l’habitude d’enregistrer des pics saisonniers, analysez également votre trafic téléphonique pendant ces périodes.

Une analyse de votre trafic téléphonique est certainement utile pour comprendre si vous disposez de suffisamment de personnel de secrétariat et de lignes téléphoniques, et si vous avez besoin de recourir à un service tel que lesdemoiselles.tel/permanence-telephonique-medicale.

Améliorez votre disponibilité téléphonique

Dans les cabinets médicaux, la majeure partie du trafic téléphonique entrant tôt le matin est détournée vers des répondeurs. Ces appelants sont souvent des hommes et des femmes qui travaillent et qui ne veulent pas ou ne peuvent pas rappeler le cabinet pendant les heures de travail. Pour les mêmes raisons, un certain nombre de patients peuvent avoir besoin de vous appeler pendant leur pause déjeuner ou à la fin de leur journée de travail, après 17 heures. Si vous n’êtes pas joignable par téléphone à ces moments-là, vos patients laisseront des messages vocaux que vous devrez alors écouter et traiter.

Gardez toutefois à l’esprit que la plupart des nouveaux patients ne laisseront pas de message vocal et se rendront au prochain cabinet médical qu’ils pourront joindre. Pour améliorer la disponibilité téléphonique de votre cabinet, faites appel à un accueil téléphonique externalisé. Le télésecrétariat médical constitue une solution efficace pour améliorer votre relation avec les patients.

Réduire le temps d’attente au téléphone

De nombreux patients souhaitent parler directement à leur médecin lorsqu’ils l’appellent, ce qui s’avère la plupart du temps impossible, compte tenu de l’emploi du temps chargé de chaque médecin. Dans ce cas, de nombreuses secrétaires de cabinet mettent les appelants en attente et tentent d’obtenir une infirmière qui pourra parler au patient. Cette façon de faire pose un certain nombre de problèmes. La solution proposée par Les Demoiselles du téléphone est de confier l’accueil à un agent qualifié qui saura répondre aux questions convenablement. Rendez-vous sur lesdemoiselles.tel pour obtenir plus de détails sur le service.